Glossar

Klassifizierung von Artikeln nach ihrem Wertanteil am Gesamtumsatz oder -verbrauch (A = hoher Anteil, C = geringer Anteil). Hilft bei der Priorisierung von Einkauf, Lagerplatzvergabe und Bestandskontrolle.

Verbindliche oder unverbindliche Preis- und Leistungsofferte an einen (potenziellen) Kunden, die im ERP-System meist direkt in einen Auftrag oder eine Rechnung übernommen werden kann.

Systematische Erfassung von Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten der Mitarbeiter – in Deutschland inzwischen gesetzlich verpflichtend. Digitale Lösungen ersetzen den klassischen Stundenzettel und liefern auswertbare Daten für Lohnabrechnung und Projektkalkulation.

Digitales Konto, auf dem Soll- und Ist-Arbeitszeit eines Mitarbeiters gegenübergestellt werden, inklusive Überstunden- und Minusstunden-Saldo. Wird bei mobiler Zeiterfassung automatisch fortgeschrieben.

Erfassung geleisteter Arbeitszeit direkt auf einzelne Aufträge oder Baustellen – besonders relevant für Handwerksbetriebe zur Nachkalkulation und korrekten Rechnungsstellung.

Öffentliche oder private Aufforderung, für ein Bau- oder Lieferprojekt ein Angebot abzugeben – Grundlage für die spätere Vergabe an den wirtschaftlichsten Bieter. Die Ausschreibungsunterlagen liegen im Bauwesen meist im GAEB-Format vor.

Eine Sicherheitskopie wichtiger Daten, die getrennt vom Originalsystem aufbewahrt wird – damit im Fall eines Computerausfalls, eines Fehlers oder eines Cyberangriffs nichts verloren geht. Ohne regelmäßiges Backup sind Kundendaten, Rechnungen oder ganze Systeme im Ernstfall unwiederbringlich weg.

Maschinenlesbarer Strichcode zur eindeutigen Identifikation von Artikeln, Lagerplätzen oder Versandeinheiten – die Grundlage jeder scanbasierten Kommissionierung, Inventur und Wareneingangskontrolle im ERP-System.

Handgerät oder Aufsteckmodul, mit dem Artikel-, Lager- oder Chargenbarcodes erfasst werden. Im Lagerkontext ist der Scanner die Schnittstelle zwischen physischem Bestand und dem ERP-System.

Sammelbegriff für Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Angebote – jeder Geschäftsvorgang im ERP-System wird über einen Beleg dokumentiert und ist darüber nachvollziehbar.

Kommissionierung ohne gedruckten Kommissionierschein: Der Mitarbeiter erhält die Pickanweisung direkt auf dem MDE-Gerät und bestätigt jeden Griff per Scan. Reduziert Fehlgriffe und Suchzeiten spürbar.

Automatischer, meist echtzeitnaher Abgleich der Lagerbestände zwischen ERP-System und angebundenen Online-Shops oder Marktplätzen, damit nirgends Ware verkauft wird, die tatsächlich nicht mehr vorrätig ist.

Lagerstrategie, bei der Artikel nicht auf festen, sondern auf beliebigen freien Lagerplätzen eingelagert werden. Funktioniert nur zuverlässig mit einer Software, die jeden Lagerplatz in Echtzeit im System verwaltet.

Produktionsform, bei der eine begrenzte Stückzahl eines Artikels in einem Fertigungsdurchlauf (einer „Charge“) hergestellt wird. Die Charge bleibt danach über die gesamte Lager- und Versandkette rückverfolgbar.

Erfassung und Nachverfolgung von Artikeln über Chargennummern, u. a. relevant für Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln, Kosmetik oder Pharma. Wird bei der Kommissionierung per Scan direkt mit erfasst.

Im IT-Sprachgebrauch der Rechner oder das Gerät, mit dem Mitarbeitende arbeiten – also der PC, das Notebook oder Tablet am Arbeitsplatz. Er "bedient" sich meist bei einem zentralen Server, auf dem Daten und Programme liegen.

Statt Daten und Programme auf einem eigenen Rechner im Haus zu betreiben, laufen sie bei der Cloud auf Servern in einem externen Rechenzentrum und sind über das Internet erreichbar. Vorteil: Zugriff von überall, keine eigene Hardware-Wartung, meist bessere Ausfallsicherheit.

Lade- und Kommunikationsstation für mobile Datenerfassungsgeräte (MDE). Über das Cradle werden gescannte Daten mit dem PickByScan-Server synchronisiert und das Gerät gleichzeitig aufgeladen.

Zentrale Verwaltung aller Kundendaten, -kontakte und -historien im ERP-System – von der ersten Anfrage bis zur abgeschlossenen Lieferung, damit Vertrieb und Support jederzeit den Überblick behalten.

2D-Code, der im Gegensatz zum klassischen linearen Barcode auf sehr kleinem Raum deutlich mehr Informationen speichert. Statt nur einer Artikelnummer lassen sich z. B. Artikel, Charge, MHD und Seriennummer in einem einzigen Code kodieren – ein Scan liefert dann alle Angaben auf einmal, statt mehrere Codes nacheinander erfassen zu müssen.

Lieferschein, der nicht mehr auf Papier, sondern als PDF auf einem mobilen Gerät unterschrieben und automatisch per E-Mail an den Kunden versendet wird. Schafft lückenlose, papierlose Zustellnachweise.

Software zur zentralen, strukturierten Ablage, Verschlagwortung und Archivierung von Geschäftsdokumenten – ersetzt Papierablage und Netzlaufwerk-Chaos durch eine durchsuchbare, revisionssichere Struktur.

Vertriebsmodell, bei dem der Händler bestellte Ware nicht selbst lagert, sondern die Bestellung direkt an einen Lieferanten weiterreicht, der an den Endkunden versendet. Erfordert eine enge, automatisierte ERP-Anbindung an den Lieferanten.

Eine zentrale Software, in der ein Unternehmen alle wichtigen Geschäftsprozesse abbildet – Einkauf, Verkauf, Lager, Buchhaltung und mehr laufen in einem System zusammen statt in vielen Einzellösungen. microtech Gen24 ist ein Beispiel für ein solches ERP-System.

Gesetzliche Pflicht für Unternehmen in Deutschland, ab bestimmten Stichtagen elektronische Rechnungen im strukturierten Format (statt PDF oder Papier) auszustellen und empfangen zu können.

Technische Anbindung zwischen dem ERP-System (z. B. microtech Gen24) und externen Systemen wie Online-Shops oder Marktplätzen, über die Bestände, Aufträge und Kundendaten automatisch synchronisiert werden.

Erstellung von Rechnungen auf Basis erbrachter Leistungen oder gelieferter Waren – im ERP-System meist automatisiert aus Auftrag oder Lieferschein generiert, statt manuell erstellt.

Eine Art digitaler Türsteher zwischen dem Firmennetzwerk und dem Internet: Sie prüft den ein- und ausgehenden Datenverkehr und blockiert unerwünschte oder gefährliche Verbindungen. Ohne Firewall steht ein Netzwerk Angriffen aus dem Internet praktisch schutzlos gegenüber.

Standardisiertes Datenaustauschformat für Leistungsverzeichnisse, Angebote und Rechnungen im Bauwesen (benannt nach dem Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen). Ermöglicht den verlustfreien digitalen Austausch zwischen Ausschreibenden, Bietern und ausführenden Betrieben.

Abkürzung für die gesetzlichen Grundsätze, wie Unternehmen Rechnungen und Geschäftsunterlagen elektronisch und unveränderbar aufbewahren müssen. Ein Dokumentenmanagement-System wie Docuvita erfüllt diese Vorgaben automatisch, statt dass jeder das manuell sicherstellen muss.

Aktuelle Produktgeneration von microtech, Nachfolger von büro+ und ERP-complete. Modularer Aufbau für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, E-Commerce und weitere Bereiche.

Von der Organisation GS1 standardisierter Barcode (u. a. GS1-128, GS1 DataMatrix), der mehrere Angaben – Artikelnummer (GTIN), Charge, Verfallsdatum, Seriennummer – strukturiert in einem einzigen Code zusammenfasst. Der große Vorteil gegenüber einzelnen Codes: ein Scan genügt, um alle relevanten Daten gleichzeitig ins ERP-System zu übernehmen, statt Charge, MHD und Seriennummer separat abzutippen oder nacheinander zu scannen.

Vollständiges, zu einem Stichtag erfasstes Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens – Grundlage für die Bilanz und meist gesetzlich vorgeschrieben.

Bestandsaufnahme, bei der Lagerbestände direkt per MDE-Gerät gezählt und gescannt statt handschriftlich notiert werden. Reduziert Aufwand und Übertragungsfehler gegenüber der klassischen Zettel-Inventur.

Verschiedene Verfahren, wie Aufträge im Lager zusammengestellt werden (z. B. Einzel-, Sammel- oder Zonenkommissionierung). Die passende Methode hängt von Sortiment, Auftragsstruktur und Lagerlayout ab.

Zusammenstellen von Artikeln aus dem Lager für einen Auftrag. Bei der Pick-by-Scan-Methode bestätigt der Mitarbeiter jeden Kommissionierschritt durch einen Scan, was Fehlgriffe nahezu ausschließt.

Ort und ERP-seitige Struktur, in der Waren zwischen Wareneingang und Versand geführt werden. Ein ERP-System kann mehrere Lager parallel verwalten und Bestände lagergenau ausweisen.

Fähigkeit eines ERP-Systems, mehrere Lager oder Lagerorte getrennt zu verwalten und Bestände lagerplatzgenau zuzuordnen. Voraussetzung für chaotische Lagerhaltung und mobile Kommissionierung.

Detaillierte, meist positionsweise Auflistung aller bei einem Bau- oder Bauprojekt zu erbringenden Leistungen, auf deren Basis Bieter ihre Preise kalkulieren und Angebote abgeben – üblicherweise als GAEB-Datei bereitgestellt.

Dokument, das einer Warenlieferung beiliegt und die gelieferten Positionen bestätigt – Grundlage für die spätere Rechnungsstellung und bei digitaler Zustellung direkt auf dem mobilen Gerät unterschreibbar.

IT-Betreuung, bei der ein Dienstleister die laufende Überwachung, Wartung und Absicherung der IT-Systeme übernimmt – meist gegen eine feste monatliche Pauschale statt einzelner Rechnungen im Störungsfall. Probleme werden dadurch oft erkannt, bevor sie zum spürbaren Ausfall führen.

Handheld-Gerät zum Scannen und Erfassen von Daten direkt im Lager, meist mit integriertem Barcode-Scanner. Kommuniziert per WLAN oder über ein Cradle mit dem ERP-System.

Umgangssprachlicher Begriff für die Umsatzsteuer, die auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Wird im ERP-System automatisch auf Belegen ausgewiesen und in der Buchhaltung verrechnet.

Erfassung des Mindesthaltbarkeitsdatums beim Wareneingang oder bei der Kommissionierung, damit ältere Ware zuerst ausgeliefert wird (First-Expired-First-Out).

Im ERP-System hinterlegte untere Bestandsgrenze eines Artikels, bei deren Erreichen automatisch eine Nachbestellung angestoßen oder vorgeschlagen wird.

Erfassung von Arbeitszeiten direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet statt im Büro – besonders relevant für Außendienst, Baustellen- und Handwerkereinsätze.

Ein zentraler Speicher im Netzwerk, auf den mehrere Rechner gleichzeitig zugreifen können – praktisch eine gemeinsame Festplatte für alle im Büro, oft auch für automatische Backups genutzt.

Zielsetzung, bei der ein Paket erst versandfertig gemeldet wird, wenn exakt die richtigen, per Scan bestätigten Artikel enthalten sind. Reduziert Retouren durch Falschlieferungen fast vollständig.

Technologie, die gedruckten oder handschriftlichen Text auf gescannten Dokumenten automatisch erkennt und in durchsuchbaren, digitalen Text umwandelt. Damit lässt sich zum Beispiel eine eingescannte Papierrechnung später per Volltextsuche wiederfinden.

Zusatzsoftware, die eine bestehende microtech-Installation (büro+, ERP-complete, Gen24) um Funktionen erweitert, ohne das Basissystem zu verändern. Beispiele: PickByScan, ScanBox, ERPSign.

Werkzeug zur schnellen, zentralen Anpassung von Preislisten in microtech-Systemen, statt einzelne Artikelpreise manuell zu ändern.

Preisnachlass auf den regulären Verkaufspreis, im ERP-System meist als Prozentsatz oder Fixbetrag je Kunde, Artikel oder Aktion hinterlegt und automatisch auf Belegen berücksichtigt.

Zusatzlizenz, die für automatischen Vorgangsdruck bzw. bestimmte Fernzugriffs-Funktionen in Verbindung mit büro+/ERP-complete benötigt wird.

Zahlungsaufforderung für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren, mit gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben. Im ERP-System meist automatisiert aus Auftrag oder Lieferschein erzeugt.

Das Gerät, das ein Netzwerk mit dem Internet verbindet und den Datenverkehr zwischen verschiedenen Netzwerken lenkt – vereinfacht gesagt die Poststelle, die jedes Datenpaket an die richtige Adresse weiterleitet.

MDE-App aus eigener Entwicklung zur Erfassung von Artikeldaten, Inventuren und Vorgängen direkt im Lager – als Ergänzung oder Alternative zu PickByScan.

Erfassung und Nachverfolgung einzelner Artikel über individuelle Seriennummern, z. B. für Garantieabwicklung oder Rückrufaktionen. Lässt sich bei der Kommissionierung per Scan direkt miterfassen.

Ein leistungsstarker Rechner, der zentral Daten, Programme oder Dienste für andere Geräte im Netzwerk bereitstellt – etwa die Firmendateien, das E-Mail-Postfach oder die Unternehmenssoftware. Fällt der Server aus, stehen meist alle angeschlossenen Arbeitsplätze still.

Prozentualer Preisnachlass bei Zahlung innerhalb einer festgelegten, kurzen Frist – als Zahlungsanreiz im Rechnungswesen weit verbreitet und im ERP-System meist automatisch auf Belegen ausgewiesen.

Digitales Pendant zum klassischen Papier-Stundenzettel: Arbeitszeiten werden direkt per App erfasst, statt am Monatsende gesammelt und manuell übertragen zu werden.

Ein zentrales Verteilergerät im Netzwerk, an das PCs, Drucker und andere Geräte per Kabel angeschlossen werden – er sorgt dafür, dass Datenpakete direkt beim richtigen Gerät ankommen, statt an alle gleichzeitig gesendet zu werden.

Kennzahl, die angibt, wie oft der Lagerbestand eines Artikels innerhalb eines Zeitraums verkauft und ersetzt wird. Hilft, Ladenhüter von schnelldrehender Ware zu unterscheiden.

Ein Gerät mit eingebauter Batterie, das bei Stromausfall sofort einspringt und angeschlossenen Geräten Zeit gibt, sich sicher herunterzufahren – schützt vor Datenverlust und Hardware-Schäden durch plötzlichen Stromausfall.

Technik, mit der ein einzelner physischer Server in mehrere unabhängige "virtuelle" Server aufgeteilt wird. Das spart Hardware-Kosten, erleichtert die Ausfallsicherung und macht es einfacher, Systeme flexibel zu verschieben oder zu erweitern.

Eine verschlüsselte Verbindung durch das Internet, über die Mitarbeitende im Homeoffice oder unterwegs so auf das Firmennetzwerk zugreifen können, als säßen sie direkt im Büro. Ohne VPN wären solche Fernzugriffe leicht abhörbar.

Prüfung gelieferter Waren auf Menge und Qualität beim Wareneingang, bevor sie ins Lager eingebucht werden – per Scan lässt sich die Menge direkt gegen die Bestellung abgleichen.

Wert der Waren, die in einem Zeitraum tatsächlich verkauft bzw. verbraucht wurden – zentrale Kennzahl für Kalkulation und Rohertragsermittlung.

Kernmodul eines ERP-Systems, das Einkauf, Lagerbestände, Verkauf und Lieferketten abbildet – die Basis, auf der Kommissionierungs- und Inventur-Apps wie PickByScan und ScanBox aufsetzen.

WLAN ist die drahtlose Funkverbindung ins Netzwerk, ein Access Point das Gerät, das dieses Funknetz im Büro oder Lager überhaupt erst bereitstellt. Gerade in Lagerhallen entscheidet eine gute WLAN-Abdeckung darüber, ob mobile Scanner zuverlässig funktionieren.

Betriebsart, bei der das MDE-Gerät live über WLAN mit dem PickByScan-Server verbunden ist, statt Daten erst über ein Cradle zu synchronisieren. Ermöglicht Echtzeit-Bestandsabgleich während der Kommissionierung.

Definierter, oft automatisierter Ablauf eines Geschäftsprozesses im ERP-System, z. B. von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung.

Deutsches XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend. Eines der beiden zentralen Formate im Rahmen der E-Rechnungspflicht.

Gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber in Deutschland, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Digitale Zeiterfassungssysteme erfüllen diese Pflicht automatisiert und revisionssicher.

Hybrides E-Rechnungsformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Neben XRechnung das zweite gängige Format für die E-Rechnungspflicht.